여러 급식업체에 제안을 요청하면 며칠 뒤 두툼한 PDF들이 도착해요. 사진도 좋고 설명도 충실한데, 다 읽고 나면 이런 생각이 들죠. "그래서 어디가 우리 시설에 맞는 거지?"
제안서는 계약 전에 서비스 개요를 설명하는 자료예요. 그래서 시설별 조건이 모두 담기지는 않을 수 있고, 업체마다 양식도 달라서 나란히 놓고 비교하기가 쉽지 않아요. 그래서 필요한 게 같은 기준으로 훑는 체크리스트예요. 적혀 있는지, 적혀 있다면 얼마나 구체적인지를 표시해가며 읽으면 비교가 훨씬 수월해져요.
이 글에서는 제안서에서 확인할 10가지를 정리해 드릴게요. 위탁급식 제도 전반은 위탁급식이란? 뜻·종류·비용·업체 선정·전환 절차 총정리에서 다루고 있어요.
제안서에 흔히 담기는 것
업체마다 다르지만 대체로 이런 구성이에요.
| 영역 | 담기는 내용의 예 |
|---|---|
| 회사 소개 | 설립 시기, 직원 규모, 운영 시설 수, 재무 현황 |
| 실적·평가 | 재계약률, 고객 후기, 운영 시설 사진 |
| 식자재 | 조달 경로, 배송 주기, 구매 관리 방식 |
| 식단 | 특별식·일품식 사례, 제공 횟수 |
| 위생 | 소독·점검 절차, 온도 기준, 보존식, 사고 대응 |
| 가격 | 식사·간식 단가, 최소 식수, 부대 지원 |
여기까지는 여러 제안서에서 공통으로 볼 수 있는 편이에요. 아래 10가지는 얼마나 구체적으로 적혀 있는지를 보는 항목이에요.
① 우리 시설에 배치되는 인력
제안서에 회사 전체 직원 수가 적혀 있어도, 시설이 알아야 할 건 우리 주방에 들어올 인원이에요.
- 영양사·조리사·조리원이 각각 몇 명으로 제안되어 있나요?
- 근무 시간과 교대 방식이 적혀 있나요?
- 배치 인력의 자격·경력 확인 방법이 안내되어 있나요?
② 결원 시 대응 방식
- 휴가·병가·퇴사 시 대체인력 투입 기준과 기한이 적혀 있나요?
- 대체인력의 조리 경험을 어떻게 확인하는지 설명되어 있나요?
"대체인력 체계를 운영합니다" 같은 문장만 있다면, 기한과 절차를 별도로 확인해두는 것이 좋아요.
③ 제시 단가의 포함 범위
가격 페이지에 단가가 있어도, 그 단가에 무엇이 들어 있는지가 함께 적혀 있는지 보세요.
- 간식·직원식·치료식이 단가에 포함되나요?
- 전기·가스·수도 등 공과금, 세제·위생용품 같은 소모품, 주방 기기 수리는 어느 쪽 부담으로 적혀 있나요?
같은 단가라도 포함 범위와 식수 산정 기준에 따라 실제 부담액이 달라질 수 있어요. 견적서를 항목별로 놓고 비교하는 방법은 '위탁급식 견적 비교' 글에서 따로 다룰게요.
④ 식수 산정과 정산 기준
- 식수를 어떻게 세는지, 주문 마감 시점이 있는지 적혀 있나요?
- 최소 보장 식수와 미달 시 정산 방식이 안내되어 있나요?
- 외박·입원·입퇴소가 생겼을 때의 처리 기준이 있나요?
요양원은 인원 변동이 잦아서 이 기준이 적혀 있는지 여부가 중요해요.
⑤ 가격 조정 조건
- 식재료 가격이나 인건비 변동 시 단가 조정에 관한 설명이 있나요?
- 조정 시점·기준·사전 통보 기간이 명시되어 있나요?
⑥ 식사 형태와 치료식의 범위
제안서의 식단 부분에 특별식 사례가 실려 있다면, 평상시 식사에 관한 내용도 함께 찾아보세요.
- 죽·다진식·연하식 등 식사 형태의 구분 기준이 적혀 있나요?
- 당뇨식·저염식 같은 치료식의 제공 범위와 추가 비용 여부가 있나요?
- 사진 속 특별식과 행사 지원이 제시 단가에 포함되는지 표시되어 있나요?
⑦ 입소자 정보의 처리 방식
식사 제공에는 어르신의 알레르기·질환 정보가 필요해요. 이건 민감정보에 해당할 수 있어서 처리 방식이 중요해요.
- 입소자별 알레르기·질환 정보를 필요한 최소 범위만 전달하도록 되어 있나요?
- 민감정보 처리 근거와 개인정보 처리 관계(위탁 여부), 접근 권한·보관·파기 절차가 갖춰져 있나요?
- 식별 가능한 입소자 사진·정보를 업체 홍보에 사용한다면, 본인 또는 적법한 대리인의 별도 동의와 이용 목적·항목·매체·기간·철회 방법이 안내되나요? 급식 수행 목적으로 받은 정보를 목적 외로 사용하지 않는다는 내용도 확인하세요.
⑧ 위생 절차와 사고 시 연락 체계
위생 절차가 적혀 있다면 그 절차와 함께, 문제가 생겼을 때의 흐름도 확인해보세요.
- 식중독 의심이나 이물 사고가 확인되면 업체가 시설에 즉시 알리는 절차가 정해져 있나요?
- 생산물배상책임보험의 보장 한도·기간·면책 조건이 안내되어 있나요? (증권 사본으로 확인)
한 가지 중요한 점이 있어요. 식품위생법상 집단급식소에 해당하면, 설치·운영자에게 법정 보고와 자료 보존, 조사 협조 의무가 남아요. 위탁을 해도 이 의무가 업체로 옮겨지지는 않으니, 업체의 통지 절차와 시설에 남는 법정 의무를 구분해서 정리해두세요. 민사상 비용 분담은 귀책과 계약에 따라 별도로 확인할 사항이고요.
⑨ 숫자의 산정 기준
제안서의 성과 수치는 함께 적힌 산정 기준을 보면 비교하기 쉬워져요.
| 흔한 수치 | 함께 확인할 것 |
|---|---|
| 재계약률 ○○% | 산정 기간, 전체 계약 시설 수, 중도 해지 시설 포함 여부 |
| 만족도 ○○% | 설문 문항, 응답자 수, 조사 시기 (개인정보를 제거한 집계자료로) |
| 운영 시설 수 | 시설 규모와 계약 기간 |
기준이 적혀 있지 않다면 물어보면 돼요. 공개가 어려운 항목이 있다면 그 사유와 대체 확인 자료를 함께 기록해두면 비교에 쓸 수 있어요.
⑩ 부대 조건
'초기 운영지원금'이나 '기기 지원' 같은 조건이 제안서에 있다면, 조건까지 적혀 있는지 보세요.
- 지급 시기와 조건, 중도 해지 시 반환 의무가 명시되어 있나요?
- 지원 물품의 소유권은 어느 쪽인가요?
계약 기간·해지·인수인계 같은 계약 일반 조건은 제안서가 아니라 계약서에서 정리할 사항이라, 계약 조건의 개요는 위탁급식 가이드의 계약·전환 절차에서 확인하실 수 있어요.
실무 요령 — 질의서 한 장으로 만드세요
업체마다 제안서 양식이 달라서 그대로는 비교가 어려워요. 위 항목 중 우리 시설에 중요한 것을 골라 한 장짜리 질의서로 만들어 같은 형태로 보내면 비교가 쉬워져요.
- 같은 질문에 대한 답이라 나란히 놓기 좋아요.
- 서면으로 남아서 나중에 계약서에 반영할 근거가 돼요.
- 공개가 어려운 항목은 사유와 대체 자료를 함께 기록해두면 돼요.
제안서는 보통 계약 전 검토 자료로 쓰이지만, 구체적인 내용과 합의 경위에 따라 계약의 일부나 해석 자료가 될 수 있어요. 분쟁을 줄이려면 구두로 합의한 내용까지 최종 계약서나 부속서류에 명확히 반영하세요.
제안서를 받으실 때
정토푸드는 업력 7년의 요양원 전문 위탁급식 회사예요. 위에서 "숫자에는 산정 기준을 확인하라"고 말씀드렸으니, 저희 수치의 기준도 밝힐게요 — 재계약률 100%는 창업 후 7년간 계약한 전체 요양원 기준이고, 같은 기간 이탈한 시설은 없어요. 하루 2,500식 이상을 운영하고 있고요.
제안서를 받아보시고 위 10가지 중 빠진 항목이 있으면 편하게 물어보세요. 확인 가능한 항목은 서면으로 안내드리고, 합의가 필요한 내용은 계약 단계에서 함께 정리해요. 간편 문의로 남겨주시면 담당자가 상세 상담을 위해 연락드려요.